Što je email potpis?

Email potpis (engleski signature) je blok teksta koji se automatski dodaje na dno svake poruke koju pošaljete. Najčešće sadrži ime i prezime, titulu, naziv tvrtke, kontakt podatke i logo. U poslovnoj komunikaciji on je digitalna vizitkartica: primač ga vidi u svakom mailu, pa kvalitetan potpis gradi povjerenje i olakšava kontakt — bez da ikad ponovo kuca svoje podatke.

Četiri elementa koje svaki potpis treba imati

• Ime i prezime — puno ime, ne samo nadimak ni inicijali.
• Titula ili pozicija — primač odmah zna s kim komunicira.
• Tvrtka — naziv, a idealno i logo.
• Barem jedan kanal kontakta — telefon ili email, klikabilni (tel: odnosno mailto:).

Opcionalno se dodaju web stranica, adresa ureda i poveznice na društvene mreže. Pravilo palca: ako potpis ima više od šest do sedam redaka, već je predugačak.

Tekstualni ili HTML potpis?

Tekstualni potpis (samo slova) radi u svakom klijentu, ali ne može nositi boje, logo ni jasnu strukturu. HTML potpis izgleda profesionalnije: ima boje tvrtke, logo i klikabilne poveznice. Cijena te ljepote je kompatibilnost — Outlook i Gmail različito renderiraju CSS, pa se profesionalni HTML potpisi rade table-based layoutom s inline stilovima. Ako ne želite pisati takav kod ručno, besplatni generator radi ga automatski.

Koliko velik smije biti potpis?

Gmail ograničava potpis na oko 10.000 znakova, a preporuka je da cijeli potpis s logotipom bude lakši od 30 KB. Logotip je najbolje hostirati na javnom URL-u (na webu tvrtke), jer slike ugrađene kao privici neki klijenti blokiraju. Veličinu fonta držite između 12 i 14 px — manje se teško čita na mobitelu, a više djeluje kao vikanje.

Dobar i loš potpis: razlika u praksi

Dobar potpis je kratak, čitljiv na mobitelu, ima klikabilne kontakte i vizualno prati brend. Loš potpis je slika od 500 KB s desetak fontova, citatom o uspjehu i pet logotipa — takav potpis usporava mail, pada na mobilnim ekranima i često završi filtriran kao spam.

Kako postaviti potpis u svojem email klijentu

Nakon što izradite potpis, postavljanje traje par minuta. Imamo detaljne vodiče za tri najčešća klijenta:

• Kako dodati email potpis u Gmail
• Kako postaviti email potpis u Outlook
• Kako dodati email potpis u Thunderbird

Ako tražite inspiraciju prije nego krenete, pogledajte naše primjere email potpisa.